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I tavoli tematici rappresentano i luoghi in cui i soggetti locali che svolgono attività legate al tema specifico di discussione si incontrano per individuare interventi realizzabili ed efficaci.
Si tratta dunque di un momento prevalentemente di lavoro e non solo di discussione.
Sono degli incontri di gruppo, aperti anche ai non soci, in cui con l’ausilio di metodologie partecipative (metaplan, GOPP) e l’intervento di un facilitatore hanno l’obiettivo di definire progettualità all’interno dell’area GAL sui temi propri del tavolo.
I Tavoli tematici sono chiamati a svolgere le seguenti funzioni:
- realizzare l’analisi, lo studio e la definizione dei “temi” caratterizzanti;
- declinare operativamente le fasi di organizzazione, realizzazione e articolazione sul territorio del “tema” oggetto del Tavolo;
- stabilire il modello di gestione e di organizzazione oggetto del tema;
- definire e proporre le azioni che derivano dalle decisioni prese dal tavolo sullo specifico tema;
- svolgere attività di monitoraggio e di verifica dei risultati inerenti lo specifico tema;
- pianificare ed organizzare attività di formazione per i soggetti coinvolti al fine di sviluppare le competenze necessarie rispetto al tema oggetto del Tavolo.
Secondo una prospettiva più ampia, altre finalità dei Tavoli sono:
- stimolare il lavoro di gruppo;
- orientarlo allo scambio di buone pratiche;
- orientarlo alla mediazione e alla concertazione degli interventi fra attori;
- dare continuità e concretezza all’iniziativa;
- diffondere l’informazione.
Ciò per favorire tra i partecipanti lo sviluppo della cultura del partenariato e della condivisione finalizzata alla mutua crescita e conoscenza.
Il corretto funzionamento dei tavoli si basa su alcuni principi o regole:
Prima regola. Non ci sarà un risultato prestabilito; a seconda del contributo portato da ciascun partecipante, il lavoro che verrà messo in moto potrà produrre risultati previsti o imprevisti.
Seconda regola. Tutti hanno diritto di esprimere la loro opinione e contribuire al risultato finale e tutti potranno farlo a parità di condizioni, secondo il principio che nessun parere conta più degli altri e nessuno conta meno degli altri.
Terza regola. Al dibattito nell’ambito del tavolo segue l’azione; il possibile intervento degli “esperti” al tavolo apre sempre la strada alla partecipazione e al coinvolgimento di chi interviene, che deve essere immaginato come il protagonista, e non come uno spettatore passivo.
Quarta regola. I tavoli di lavoro sono tematici e, dunque, devono svolgersi rispettando (nei limiti della ragionevolezza) il tema stabilito in partenza. È possibile unire o suddividere ulteriormente, ad insindacabile giudizio dei moderatori, i tavoli creati inizialmente, nel caso l’evoluzione della discussione lo richieda.
Quinta regola. Per ogni incontro dovrà essere predisposto un report, da inviare via mail ad ogni singolo partecipante prima della riunione successiva. I risultati conseguiti e le decisioni condivise nelle varie riunioni rappresenteranno il punto di partenza dei successivi incontri; pertanto quanto già definito dal tavolo non dovrà essere rimesso in discussione nella successiva riunione.
L’attività di ogni singolo tavolo tematico si articolerà in una serie di incontri e attività come di seguito meglio dettagliato:
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PROGRAMMA DELL'INCONTRO
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RISULTATO DA CONSEGUIRE
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1^
incontro
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Presentazione del tavolo ed esplicitazione del tema (a partire dai tematismi già individuati per ogni singolo tavolo);
Il ruolo di LAORE: facilitatori, Supporto organizzativo, Esperti (competenze specifiche su alcuni temi);
Regole del tavolo: fissazione di giorni prestabiliti per gli incontri (es. il 1 e il 3 mercoledì di ogni mese); durata dell’incontro (es. 2 ore); ora di inizio e fine incontro(es. 18.00 – 20.00); sede incontri (es. sede fissa o a rotazione); durata massima interventi (es. 10 minuti per le comunicazioni e 3 min. per gli interventi; report ( es. per ogni incontro un report che sarà anche il punto di partenza dell’incontro successivo); informazione sull’attività ( es. i report oltre che inviati via mail ai partecipanti al tavolo, da pubblicare sul sito del GAL); altre proposte dal tavolo.
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Condivisione del tema;
Definizione di un calendario di incontri;
condivisione delle regole.
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2^
incontro
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Analisi dei portatori di interesse: individuazione dei principali portatori di interesse rispetto al tema; definizione del loro contributo al progetto e dei benefici che essi ricavano dalla partecipazione; analisi dei portatori di interesse già presenti nel tavolo; individuazione dei nuovi soggetti da coinvolgere.
In questa attività è di ausilio dare risposta alle seguenti domande:
- quali sono gli stakeholder chiave e con quali competenze rilevanti?
- chi è direttamente o indirettamente coinvolto dagli effetti delle decisioni del Tavolo?
- chi può subire effetti positivi o negativi che dipendono dal Tavolo?
- chi è in grado di fornire informazioni importanti per le attività del Tavolo?
- chi tra le categorie individuate può essere coinvolto e può fornire aiuto?
- chi potrebbe influenzare altri soggetti o la comunità locale in favore o contro eventuali decisioni contenute nelle attività del Tavolo?
- chi sono i “senza voce” per i quali è necessario prevedere una speciale attenzione?
- chi sono i potenziali rappresentanti di coloro che saranno influenzati dal progetto?
- chi sono i potenziali oppositori delle attività del Tavolo?
- chi trae benefici dal mantenimento dello stato attuale?
- chi si potrebbe mobilitare a favore o contro l’iniziativa?
- chi può contribuire con risorse finanziarie e tecniche?
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Elenco dei portatori di interesse da invitare al successivo incontro e suddivisione dei compiti all’interno del tavolo.
Individuazione di soggetti da coinvolgere per la progettazione di reti di cooperazione.
Matrice completa dei portatori di interesse.
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3^
incontro
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Analisi dei problemi: attraverso il metaplan si individuano i principali problemi afferenti il tema del tavolo. I problemi saranno formulati a partire dalla realtà e non sulla base di idee o prefigurando soluzioni, ed in particolare dovranno essere: reali, ossia basarsi su fatti concreti; oggettivi, quindi basati su fatti certi e se possibile dimostrabili; espressi in termini negativi, rappresentando pertanto condizioni negative attuali e non soluzioni possibili; chiari, ossia comprensibili a tutti; specifici, riferiti cioè ad aspetti e/o elementi precisi come persone, luoghi, tempi, quantità ecc.
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La rappresentazione dei problemi in forma grafica clusterizzata, secondo un legame di causa effetto a partire dal basso: albero dei problemi
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4^
incontro
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Analisi degli obiettivi: ossia la trasformazione in positivo della realtà attuale negativa ottenuta con l’albero dei problemi. La tecnica suggerisce di utilizzare la forma del participio passato e non l’infinito o il sostantivo. Questa semplice trasposizione dei problemi in obiettivi non costituisce l’individuazione degli obiettivi del progetto, ma descrive una raffigurazione positiva della realtà qualora tutti i problemi fossero risolti.
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Costruzione dell’albero degli obiettivi.
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5^
incontro
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Identificazione e scelta degli ambiti di intervento: a partire dall’albero degli obiettivi attraverso la clusterizzazione degli stessi in aree omogenee di obiettivi, verranno scelti gli ambiti di intervento tenendo conto della mission del GAL, delle risorse disponibili, dell’urgenza, della coerenza con il PSL, della fattibilità, ecc. Ciò determina la dimensione e portata del progetto. Gli ambiti esclusi verranno successivamente considerati quali condizioni esterne di cui tener conto per la positiva riuscita del progetto. Rappresentano condizioni e rischi esterni al progetto.
A partire dai portatori di interesse individuati nel 2^ incontro si attribuiranno ad ogni ambito scelto i relativi attori chiave.
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Scelta degli ambiti di intervento.
Individuazione degli attori chiave.
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6^
incontro
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Definizione dell’idea progettuale: lo scopo. A partire dall’albero degli obiettivi, semplificato sulla base degli ambiti di intervento scelti, si individua quell’obiettivo che nel rapporto causa effetto sta all’apice dell’albero. Lo scopo del progetto definisce il beneficio tangibile per il beneficiario e risponde alla domanda “perché i beneficiari ne hanno bisogno?”. A partire dallo scopo (obiettivo specifico), si individuano gli obiettivi generali del progetto, ossia i benefici sociali ed economici cui il progetto contribuirà nel medio e lungo termine.
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Individuazione dell’obiettivo specifico e degli obiettivi generali del progetto.
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7^
incontro
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Definizione dell’idea progettuale: i risultati attesi. Sono individuati a partire dall’albero degli obiettivi e si riferiscono a servizi che si otterranno a seguito delle attività realizzate nel progetto. Definiscono cosa i beneficiari saranno in grado di fare, di sapere, o di saper fare grazie alle attività del progetto.
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Elenco dei servizi a favore dei beneficiari del progetto.
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8^
incontro
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Definizione dell’idea progettuale: le attività. Rappresentano le azioni da porre in essere per attivare i servizi attesi dai beneficiari. Per ciascun risultato che il progetto intende raggiungere si dovranno individuare le attività che ad esso conducono. In questa fase possono meglio essere valutati le condizioni esterne e i rischi che possono condizionare la riuscita del progetto.
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Elenco delle azioni dell’idea progetto
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9^
incontro
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Valutazione del lavoro svolto. E’ una fase di valutazione intermedia che verifica la soddisfazione del gruppo (tavolo) rispetto agli obiettivi stabiliti. In questa sessione si può programmare l’attività di presentazione dell’idea progettuale, all’interno del GAL e presso la comunità locale, definendone modalità, contenuti, tempi.
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Format di presentazione della proposta progettuale (modalità, individuazione dei compiti, date e luoghi, ecc.)
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Attività successive
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Presentazione dell’idea progettuale all’Assemblea e/o al CdA del GAL per l’approvazione: il progetto approvato diventerà documento per la predisposizione dei bandi di cui alle misure ed azioni del PSL.
Presentazione dell’idea progettuale alle comunità locali per la condivisione, ed alle istituzioni ed autorità competenti per l’eventuale approvazione e/o finanziamento.
Realizzazione dell’idea progettuale contribuendo alla progettazione esecutiva, alla divulgazione, alla ricerca dei canali finanziari, alla realizzazione delle attività, ecc.
Attività per la costituzione delle reti di cooperazione.
Valutazione delle attività di progetto in itinere e ex post.
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Realizzazione del progetto;
Costituzione reti di cooperazione.
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Attività trasversali
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Per garantire un buon funzionamento del tavolo tematico sono necessarie alcune attività quali:
- Accompagnamento alla organizzazione e gestione del tavolo (supporto metodologico, segreteria organizzativa, ecc.);
- Informazione a favore dei partecipanti (ricerca documentale, raccolta dati, metodologie di supporto, ecc);
- Formazione dei partecipanti (rilevazione fabbisogni formativi, seminari, incontri a tema, scambio di esperienze con altri territori ad esempio educational tour, ecc);
- comunicazione verso l’esterno (presentazione dei risultati, newsletters, sito web, ecc.)
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Funzionamento dei tavoli tematici.
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